DOKÜMAN , YAZIŞMA ve SÜREÇ YÖNETİMİ (SİNERJİ SİSTEMİ)

İletişimin son derece hızlı gerçekleşmesi gereken günümüz çalışma ortamında, bilginin üretimi, aktarımı ve paylaşımı ile, aranan bilgi ve belgelere erişimin elektronik ortamlarda gerçekleştirilmesi neredeyse bir zorunluluk haline gelmiştir. Bu nedenle kurumlarda bilginin üretiminin, paylaşımının, saklanmasının, erişiminin ve güvenliğinin elektronik ortamlarda gerçekleştirilmesi büyük önem kazanmaktadır. Bu kapsamda, Sinerji Sistemi, kurumsal ağ üzerinde dağınık olarak bulunan hizmetlerin tek çatı altında toplanmasını, hizmetlerin dağınık olmasından kaynaklanan bakım, işletme ve geliştirme maliyetlerinin düşürülmesini sağlayan bir altyapı sistemidir. Sinerji Sistemi bugünün ve geleceğin gereksinimlerini karşılamak için oluşturulmuş yeni bir sistemdir. "Servis Yönelimli Mimari" felsefesi ile tasarlanmış ve kurumsal hizmetleri kendi bünyesinde toplama hedefi ile yola çıkılmış bir projedir. Sistemin hayata geçmesinden bu yana sistem içerisine alınan hizmetler, Yazışma Hizmetleri, Doküman Yönetimi Hizmetleri, Süreç Yönetimi Hizmetleri'dir.

Sinerji Yazışma Hizmetleri, kurum içi ve dışı tüm yazışmaları yöneten Sinerji Hizmeti'dir. Kurumların resmi yazışmalarını yönetmesini, izlemesini, hızlı şekilde sonlandırmasını ve raporlamasını sağlar. Kurumların posta, nakliye ve evrak güvenliği gibi önemli maliyet unsurlarını büyük ölçüde düşürür. Yazışma Hizmeti, mevcut kâğıt tabanlı işlemleri sayısal ortama taşıması suretiyle kâğıt tüketimini azaltarak; bilgi ve belgelerin erişimine ve paylaşımına hız kazandırır. Hizmetin öne çıkan özellikleri; yazışma iş akışlarında standartlaşmanın sağlanması, haberleşme sürelerinde azalma, resmi onay süreçlerinin elektronik ortamda işletimi, bilgiye hızlı erişim, dış sistemlerle entegrasyon (Faks, eposta, vs.), işlemi bitmiş yazışmaların işlemi süren yazışmalardan ayrılması, zaman aşımına uğramış yazışmaların otomatik arşivlenmesi, yazışmaların her aşamadan izlenebilmesi, hızlı şekilde sonuçlandırması ve raporlanması olarak özetlenebilir.

Sinerji Doküman Yönetimi Hizmetleri, kuruma ait her türlü dokümanın elektronik ortama aktarılmasını ve bu ortamda güvenli bir şekilde yönetilmesini sağlayan Sinerji Hizmeti'dir. Arka planda IBM DB2 Content Manager kullanır. IBM DB2 Content Manager, dünya çapında sayılı doküman yönetimi altyapısı ürünlerinden biridir. IBM DB2 Content Manager'ın bileşenlerinden Library Server, dokümanların kayıtları merkezde yönetir. Resource Manager ise dokümanların içeriklerini yönetir, farklı fiziksel lokasyonlar için birden çok Resource Manager konumlandırılarak, doküman erişimi hızlandırılabilir. Tivoli Storage Manager, dokuman içeriklerini ve kayıtlarının sistem yönetimini (yedekleme, kurtarma, farklı depolama ortamlarına aktarma vs) sağlar. Sinerji Doküman Yönetiminin IBM DB2 Content Manager'a katkıları; detaylı yetkilendirme, kolay sistem yönetimi, kurumsal iş mantığının uygulanması (doküman üzerinde zamanaşımı politikası vs.) ve kullanıcı dostu arayüz olarak özetlenebilir.

Sinerji Süreç Yönetimi Hizmetleri, kurum içerisinde işletilen tüm süreçlerin yönetilmesini sağlayan bir Sinerji Hizmeti'dir. Bu hizmet, kurumsal süreçlerin modellenmesini, işletilmesini, raporlanmasını ve elde edilen istatistikler ışığında iyileştirilmesini sağlayan bir hizmettir. İçinde insan ile etkileşim olan ya da olmayan tüm süreçlerin işletimine olanak sağlar. Sadece süreçleri yönetmekle kalmayıp, süreç bilgilerini başka sistemler ile paylaşarak iletişimi ve kurumsal süreçlerin orkestrasyonunu sağlar. Süreç Yönetimi, günümüzün önemli mimari yaklaşımı olan "Servis Yönelimli Mimari" felsefesi ışığında geliştirilmiş bir hizmettir.